Ukrayna  Sertifikası ( UkrSEPRO ) nedir ?

Ukrayna'da halen geçerli olan Kalite Belgesidir.

Sovyetler Birliği'nin dağılmasından sonra, Ukrayna mevcut GOST sistemini baz alarak  kendi Kalite Standartlarını Rusya'dan ayrı olarak geliştirmiştir. Ukrayna Kalite Sertifikası ( UkrSEPRO ), GOST'a sistem olarak benzer özellikler göstermesine rağmen uygulamada ve mevzuat yönüyle farklılıklar göstermektedir. GOST'a göre

Süre farklılıkları,
Sertifika gerektiren ürünlerde farklılıklar vardır.
Bizde nasıl TSE ve ISO 9000 şu anda tüm firmalar için gerekli ve rekabet açısından yerine getirilmesi gereken bir görev durumundaysa, Ukrayna'da üretim yapan veya Ukrayna'ya ihracat yapan herhangi bir üreticinin de yerine getirmesi gereken bir zorunluluktur.

UkrSEPRO Belgesi sadece sisteme değil, firmanın ürünlerine yönelik bir belgedir.Diğer bir deyişle, bu belgenin alınması için ürünlerin incelenmesi gerekir. Bu inceleme yetkili Test Merkezlerinde yapılırsa geçerli olmaktadır.

Ukrayna Sertifikası verme yetkisi kime aittir ?

Bu yetki Ukrayna DERJSTANDART ( Ukrayna Devlet Standartları ) tarafından akredite edilimiş ( yetkilendirilmiş ) Resmi veya Özel Sertifika Kuruluşlarına aittir. Bir sertifikanın bu kuruluş tarafından verilebilmesi için ilgili ürünler ve firmanın incelenmesi, Ukrayna normlarına uygunluğunun araştırılması gerekir.

BU kuruluşlar, sertifika verebilme lisanslarının devamı açısından yasal işlem yapmakla mükelleftir ve DERJSTANDART tarafından sürekli denetlenmektedirler. Ağırlıkta Kiev'de bulunan bu kuruluşlar değişik konularda expert (mühendis) bulundurarak sadece yetki alanlarına giren konularda sertifika verebilirler. Yani her kuruluş her sertifikayı verme yetkisine haiz değildir. Sözgelimi; gıda konusunda yetkili olan bir merkez ilgili konuda experti ve onaylanmış yetki alanı yoksa tekstil ürünleri için sertifika veremez. Bunun için bu konuda uzmanlaşmış ve exper bulunduran, laboratuvar imkanı olan başka bir kuruluşa gitmek gerekir.

Türkiye'de Ukrayna Sertifikası verme yetkisi olan firma var mı ?

Türkiye'de Ukrayna DERJSTANDART tarafından sertifika organı olarak akredite edilmiş herhangi bir kuruluş yoktur.  Kendilerinin yetkili, diğerlerinin yetkisiz  olduğunu iddia eden firmalardan yetki belgesini sorunuz.

Sertifika neden gerekli ?

Eğer Ukrayna'ya ihracat için çalışıyorsanız, gereklidir. Çünkü bu pazarın özelliklerinden biri de ISO 9000 serisi Kalite sistemlerinin pek tanınmamış olması ve Ukrayna'nın kendi Kalite Sertifikasına ( UkrSEPRO ) önem verilmesidir.

Temel olarak, sertifika ihtiyacı 2 şekilde ortaya çıkmaktadır: 1. Gümrüklerde; 2. Ukrayna İç Piyasasında.

Gümrüklerde gümrük evrakları arasında istenmesi haricinde iç piyasada da mağazalarda vergi memurlarınca yapılan kontrollerde de sertifika sorulmaktadır. Bu yüzden yasal olarak kayıtlı hiçbir satış yeri Kalite Sertifikası olmayan bir ürünü alıp-satmak istememektedir. Ayrıca yapılan inşaatlarda Sertifikası olmayan bir malzemeyi hiçbir kontrol makamı  kabul etmemektedir. Ukrayna'da inşaat yapan tüm müteahhitler yurtdışından gelen TIR içindeki malzemelere ayrı ayrı sertifika almak zorunda kalıyorlar.

Ukrayna gümrüklerinde sertifika soruluyor mu ?

Soruluyor. Ancak bazı ürünler kapsam dışı bırakılabilmektedir. Bunlar için Red Mektubu ( Gereksizlik Yazısı ) alınmaktadır.

Sertifika nasıl kullanılır ?

Alınan GOST belgesinin kopyası çekilerek çoğaltılır ve firma kaşesi+imza konularak "aslının aynısı" olduğu belirtilir. Bu şekilde toptancı ve müşterilere dağıtılır. Bazı gümrüklerdeki uygulamalarda  orijinalden noter onaylı kopya istenebilir. Bu durumda önceden Ukrayna Noteri veya İstanbul ya da Ankara'daki Ukrayna Konsolosluğu tarafından onaylanmış kopyalar kullanılmalıdır.

Sertifikalar, yapılan yüklemelerin evrakları ile birlikte Ukrayna gümrüklerine ibraz edilir. Genel olarak gümrük memurları sertifikanın üzerinde bulunan telefon numarasından sertifikayı veren kuruluşu arayarak konfirmasyon istiyorlar. Aynı şekilde perakende satış mağazalarında da vergi ve hıfzısıhha ( SES-Sanitarnıy Epidemilogiskaya Stantsiya ) memurları tarafından benzer kontrollar yapılarak sertifika soruluyor. Bu  yüzden ciddi mağazalar veya market idarecileri sertifikasız bir malı vitrinine koymaktan kaçınıyor. Benzer şekilde inşaatta kullanılan tüm inşaat malzemelerinde de kontrollar tarafından bu belge sorgulanmaktadır.

2 Yıllık Seri Üretim Sertifikası Nedir ?

Ukrayna Derjstandart tarafından akredite edilmiş ( Yetkisi kabul edilmiş ) kuruluşlar eliyle 2 yıllık bir dönemde yapılacak seri üretimin Ukrayna'da satılabilmesi için verilen belgedir. Bu belgenin görünümü de diğerleri ile aynı olmakla birlikte işlevi farklıdır.

Özellikleri :

a)  Ukrayna içi veya dünyadaki herhangi bir firmaya verilebilir.

b)  Sertifikayı veren kuruluşun temsilcileri üretim yerinde inceleme yaptıktan sonra verilir.

c)  Seri üretime yöneliktir. Sertifika üzerinde adı geçen ürünler için geçerli, aynı fabrikanın diğer ürünleri için geçerli değildir.

d)  Hem girişten başlayarak üretim sistemi incelenir, hem belirlenmiş ürünlerden detaylı olarak söz edilir, hem de üretim ve kullanımda hijyenik özellikler aranır. Bir anlamda  ISO, TSEK ve CE karışımı özelliğindedir.

e)  ISO Belgesinin mevcudiyeti sertifika çıkmasını kolaylaştırmaktadır.

f) Geçerlilik süresi 2 yıldır. Ancak sertifika merkezi her yıl mutlaka inceleme istemektedir .

Bunun için firmadan işbirliği yapacağına ve masrafları karşılayacağına dair peşin taahhütname alınır.

1 Yıllık Seri Üretim Sertifikası Nedir ?

Bu belge, seri üretim için ancak sadece 1 yıl süre için verilir. Bu belgenin verilebilmesi için ;

a) Türkiye'ye ( veya başka ülkeye ) uzman ziyareti gerekmez ve bununla ilgili masraflar yapılmaz.

b)  Numune gereklidir. ( Taşınamayan bazı ürünlerde numune yerine teknik dökümanlarla iş çözümlenebilmektedir.)

c)  Firmanın yasal adı, adresi, ticaret sicilden alınacak faaliyet belgesi ve bunların tercümeleri gereklidir.

Bu tür belgenin kullanım olarak süresi haricinde 2 yıllık belgeden hiçbir farkı yoktur.

Parti Bazında ( 1 Seferlik ) Sertifika Nedir ?

Özellikle Ukrayna'ya devamlı mal satmayıp zaman zaman sevkiyat yapan üreticiler bu tür belge alabilirler.

Genellikle numune olmadan bazı teknik ve idari dökümantasyonla bu iş çözümlenebilmektedir. Alınma süresinin kısa oluşu ve ekonomik olması sebebiyle Ukrayna'ya her zaman sevkiyat yapmayan firmalar için uygundur. Ancak bu belge, sadece ithalatçı bir Ukrayna Firması adına çıkarılabilir. Bu nedenle bu ülkedeki başka alıcılara yapılan satışlarda kullanılamaz.

Bu belgenin alınabilmesi için aşağıdaki evraklar gereklidir :

a) Sertifikalanacak ürünlerin tam olarak listesi.

b)  Sertifikalanacak ürünlerin G.T.İ.P. Kod numaraları,

c)  Sertifikalanacak ürünlerin sevkiyat miktarları,

d)  İthalatı yapan Rus Firmasının imza, kaşe ve vergi numaralarının alınabilmesi için gerekli koordinatların verilmesi.

e) İhracat Sözleşmesi fotokopisi,

Ukrayna Gümrük Komisyonu tarafından yayınlanan tamimlerde gümrükte hangi ürünlere sertifika isteneceği liste olarak yayımlanmaktadır. Geçerli tablolardan bakılarak bu liste haricinde kalan ürünlere Red Mektubu ( Gereksizlik Mektubu ) alınmalı ve gümrük evrakları arasına konmalıdır. Bu belge iç piyasada da kullanılır, parti bazında verilir. 

Sertifika Çıkarmak İçin Ne Yapmak Gerekir?

Bunun için öncelikle bizi aramanız yeterlidir.

a) Ürünlerinizin detaylı kataloğunu adresimize kargo ile gönderiniz.Ayrıca,

b)  Sertifikalanacak ürünlerin tam olarak listesi,

c)  Bu ürünlere ait GTİP ( Gümrük Tarife İstatistik Poz No) kodları,

d)  Varsa mevcut kalite sertifikalarınızın ( TSE, ISO vb.) fotokopilerini fax veya mail ile bize gönderiniz.

Önemli Not ! Bu 4 konu gerçekleşmeden fiyat çalışması yapılamaz.

e)  Türkiye ve Kiev'de gereken inceleme yapıldıktan sonra tarafınıza fiyat verilecek, sözleşme bilginize ve onayınıza sunulacaktır.

f)  Avansın ödenmesini takibeden yaklaşık 10-15 gün içinde Kiev'den Ukrayna Derjstandart tarafından akredite edilmiş kuruluşlardan ( Sertifika Merkezinden ) yetkili Ukraynalı uzmanlar üretim yerinize gelerek inceleme yapacaklardır.

g) Bu inceleme 1-2 gün sürmektedir. İnceleme esnasında kaliteden sorumlu yöneticilerin ve ilgili kişilerin fabrikada bulunmaları şarttır.

h)  Uzman tarafından istenen ürün numunelerinin Kiev'e ulaşmasından sonra gene akredite bir laboratuarda testleri yapılacak, 10-15 gün içinde sertifikanız hazır olacaktır.

i)  Verilen fiyata uzmanların Kiev -Türkiye gidiş-dönüş uçak biletleri, Türkiye içi ulaşım ve transferler, konaklama, mihmandarlık ve sözlü tercümanlık hizmetleri dahildir. Firmaya sadece üretim yerini incelemeye açmak gerekli ve yeterlidir.

Sertifika incelemesine gelen uzmanların üretim yerine gelişlerinin temel nedeni bu işyerinde stabil ve seri üretimin yapıldığını gözleriyle görmektir. Öte yandan ISO incelemesine benzer bir inceleme yapılmakta ve bazı evrakların fotokopileri istenmektedir. Bu evraklar başlıca;

1. Firma hakkında genel bilgi ( Kapasite, açık-kapalı alan, personel sayısı )
2. Firmanın ilk kuruluş evrağı,Ticaret Sicil Gazetesi  fotokopisi ve Marka Tescili.
3. Firmanın sahip olduğu TSE, ISO ve diğer benzeri kalite belgesi fotokopileri, ayrıca ilgili TSE Standartının         
    fotokopisi,
4. Giriş hammadde kalite kontrol sonuçlarından örnekleme ile gerçek bir tanesinin fotokopisi.
5. Üretim aşamalarında yapılan kalite kontrol sonuçlarından örnekleme ile gerçek birkaç tanesinin fotokopisi.
6. Nihayi ürün çıkış kalite kontrol sonuçlarından örnekleme ile gerçek bir tanesinin fotokopisi.
7. Firma organizasyon şeması ( Burada Kalite Kontrol Müdürü'nün direkt olarak Genel Müdür'e bağlı olduğu tevsik  
    edilecek.)
8. Üretimde kullanılan makinelerin demirbaş listesi, markaları, üreten ülke adı liste olarak hazırlanacak.
9. Makinelerin bakım grafiği liste olarak hazırlanacak.
10 Kalibrasyon gerektiren ölçüm ve tartı cihazlarının tam listesi, dışarıda yapılıyor ise kalibrasyonu yapan   
    kuruluşun akreditasyon  belgesi fotokopileri.
11.Ürün ile birlikte nihayi tüketiciye verilen etiket, garanti belgesi, kullanma ve bakım kılavuzları vb. belgeler.

Rusya GOST Belgesi için gerekli olan aşağıdaki Prosedür, UkrSEPRO için de kullanılabilir. 

Bugüne Kadar Sertifikasız Birçok İhracat Yaptım, Kimse Benden Sormadı !

Maalesef yeterli olmuyor. Bunların tercümesi de yapılsa Rusya ve Ukrayna normları TSE'den kısmen farklı olduğundan ISO,CE,TSE Belgeleri yerine gümrüklerde ve iç piyasada UkrSEPRO Sertifikası, Ukrayna Hijyen ve Yangın Sertifikası sorulmaktadır.  Ukrayna'da ISO 9000 serisi belgeler henüz popülarite ve yasal işlerlik kazanmamıştır.

ISO 9000 Veya Tse Belgem Yok, Buna Rağmen Ukrsepro Belgesi Alabilir Miyim ?

UkrSEPRO alınabilmesi için bu belgelerin mevcudiyeti aranmaz. Ancak firma incelenmesi esnasında ISO 9000 serisi belgelerin esasını teşkil eden konular daha yüzeysel olarak ele alınır. ISO dökümanlarını tamamlamış olan firmalar bu sorulara daha kolay adapte olup evrak ve prosedürler yönüyle zaten hazır durumda olmaktadırlar.

Ayrıca işçi sayısının azlığı da UkrSEPRO alınabilmesi için bir kriter değildir. 

Üretim Yeri Başka Bir Ülkede, Ne Yapmalıyım ?

Özellikle Türkiye'de dış ülkelerdeki fabrikaların mümessilliğini yapan firmalar Ukrayna ya da Rusya'ya mal sattığı zaman bu durum ortaya çıkmaktadır. Sertifikalar üreticiye verildiği için; 3 yıllık sertifikalarda, üretim yerinin bulunduğu ülkeye Ukraynalı ya da Rus uzman gitmelidir. Bu konu pahalıya malolduğu için, 1 yıllık seri üretim veya parti bazında sertifika alınmasını öneriyoruz. Kiev'den, sadece dökümantasyon ve numune ile dünyanın herhangi bir yerindeki bir üretici için oraya giderek masraf yapmadan da belge çıkarılabilir.

Yıllık İnceleme Nedir, Hangi Şartlarda Yapılır ?

Ukrayna'nın  bu konudaki mevzuatına göre 2 Yıllık seri üretim sertifikalarında yıllık inceleme yapılması zorunludur. 1 yıllık Seri Üretim ve Parti Bazında ( 1 Seferlik ) Sertifikalarda  yıllık inceleme yapılması sözkonusu değildir.

UkrSEPRO alan firmalar Sertifika Kuruluşları tarafından yıllık olarak denetlenmeyi ve bununla ilgili seyahat yapılması ve tutanak tutulması gibi masrafları bu belge alımıyla birlikte otomatikman kabul ederler. Sertifika Kuruluşları, sertifika verilmesinden önce sözkonusu sertifika alacak olan firma ile, yıllık inceleme konusunda firmanın işbirliği yapacağına ve dair bir ön sözleşme imzalatırlar. Sertifika Kuruluşu ile diyalog kurmaktan kaçınan, yıllık inceleme konusunu reddeden firmaların sertifikaları askıya alınır(dondurulur) ve bu konu DERJSTANDART'a yazı ile bildirildikten sonra sözkonusu sertifika geçerlilik işlevini yitirir.

Herhangi bir aracı-organizatör-danışman kanalıyla sertifika alan firmalarımız zaman içinde bu kişilerin ilgisizliği nedeniyle haberleri olmadan sertifikalarını yitirebilirler. Sertifika sahibi olan firmalar, uzun vadede, Sertifika aldıkları kuruluşlar ile teması devam ettirmekle mükelleftir.

Yıllık inceleme bedelleri fazla olmamakla beraber, uzman ziyareti gerektiğinde 2 yıllık seri üretim sertifikası sahibi olan firmalar bazı masrafları ödemek zorunda kalabilirler. Bu konu Sertifika Kuruluşları için bir gelir olmaktan daha çok, yerine getirilmesi gereken bir zorunluluk durumundadır.

Bu konuda e-marketci olarak politikamız, yıılık inceleme asli bedellerini ve seyahat masraflarını firmalarımız lehine minimize ederek, bazı seyahatleri birleştirerek firmaların sertifika makamlarıyla diyaloglarını sertifika süresi olan 2 yıl boyunca olumlu yönde devam ettirmeye çalışmaktır. Sertifika Merkezinin yazılı olarak istekte bulunmadığı durumlarda e-marketci olarak Sertifika Kuruluşu adına herhangi bir talepte bulunmuyoruz.